Sol problematiche e possibili soluzioni ( evoluzione dell'assemblea dic.2019 )

Scritto da Tosetto Francesco Armando il 14-06-2020

IN pratica , il sito Internazionale SOL è pieno di buchi...ogni socio deve andare sulla sua pagina e fare le opportune correzioni

Care coordinatrici e cari coordinatori,

come forse ricorderete è già dal mese di agosto scorso che i dati dei soci servas che ne hanno fatto richiesta sono stati trasferiti sul sito internazionale Servas On Line (SOL), che si sta lentamente sostituendo al sistema Dolphin come banca dati a cui rivolgersi per chiedere ospitalità e per contattare altri soci in tutto il mondo. È molto importante quindi che i dati inseriti siano corretti e aggiornati, ma purtroppo il travaso automatico ha comportato molti errori e lacune, la cui correzione è meglio che sia fatta da ogni singolo socio al momento del suo primo accreditamento sul SOL.

Le modalità su come accedere al SOL e su come modificare il proprio profilo sono state comunicate a tutti i soci con la newsletter n.17 del 21 agosto, ma da allora solo pochissimi hanno aggiornato i propri dati, e anche molti coordinatori ahimè non lo hanno fatto compiutamente.

In particolare, il dato più lacunoso è quello relativo all’ospitalità, perché spesso il sistema ha attribuito un numero nullo di possibili ospiti anche se il socio è porta aperta, creando disappunto e delusione tra quanti da tutti il mondo hanno provato ad usare il SOL cercando accoglienza in Italia.

Il problema è stato sollevato già nel corso dell’incontro dei coordinatori di Roma lo scorso gennaio, ma adesso, in previsione di una auspicabile ripresa della mobilità internazionale, è diventato urgente da affrontare.

Ora tocca a voi coordinatori, con l’aiuto dei local help, sollecitare i soci ad accedere almeno una volta al SOL per procedere a questa verifica.

Oltre alla prevedibile inerzia di molti soci, emergerà sicuramente qualche discrepanza tra il numero di soci che hanno dato l’adesione al SOL che si ricava dal nostro sito e quelli effettivamente presenti sul sito internazionale: segnalateli ad Antonia, che nel CE si occupa del SOL, e ad Ermanno Gaiga, il nostro webmaster, disponibili anche per chiarimenti e aiuto sull’uso del sito internazionale.

Vi ringrazio per la collaborazione. - Antonio

Grazie della precisazione,

onestamente, ma è solo un'opinione personale, finchè non ci sarà un "perfetto" sincronismo tra i due portali, almeno nei dati essenziali (contatti e disponibilità di ospitare), non ne verremo fuori. Se anche riuiscissimo nell'opera titanica di far aggiornare il profilo del SOL, verrebbe poi tenuto aggiornato nel tempo da tutti? Dubito fortemente...

Al più chi è abituato a viaggiare all'estero, oltretutto che non sono la maggioranza...

Sì, certo, Coordinatori e LH possono stare col fiato sul collo ai soci ma mi domando se sia la strada maestra per giungere all'obbiettivo, o piuttosto non convenga almeno operare su più fronti (cosa che magari lo si sta facendo ma non ne sono al corrente). Mi spiego:

(perdonatemi il ragionamento un po' "teorico"...)

Quindi, chiedo delucidazioni al CE in merito a quale sia la strategia anche perchè bisogna spiegare o "motivare" i soci sull'operazione che gli stiamo chiedendo. Aggiornare il profilo SOL punto e basta con la prospettiva che per i prossimi 10 anni dovremo fare il doppio lavoro a mio avviso non va bene (*)

Se si decidesse che, me lo invento, alla fine del 2021 obbligatoriamente tutti si devono trasferire sul SOL "manualmente" abbandonando quello italiano (almeno per la consultazione) allora va benissimo, ma a quel punto si fa un programma di trasferimento dei soci insieme ai Coordinatori e i LH. Ma bisogna dare una scadenza. A quel punto sarà più facile fare le tappe e dividersi i compiti.

un caro saluto.

Pietro

(*) riferisco che oltretutto diversi soci sollecitano l'unico portale

Grazie Antonio per ricordarci i nostri compiti in questo momento in cui Servas non è il primo pensiero. Non certo perchè si sia sminuito il valore della nostra preziosa organizzazione, e nemmeno perchè non senta cari i valori che ci uniscono.

Purtroppo ci sono periodi con priorità nuove, e ci siamo dentro, "ubi maior minor cessat".

Il periodo Covid ha messo sotto stress alcuni di noi, chi ha perso dei cari, chi ha perso il lavoro, gli equilibri...

Inoltre, si è perso un certo tipo di progettualità legata al viaggio. Servas è accoglienza, ma non si viaggia in questo periodo quindi non si ricevono richieste di ospitalità. E, probabilmente, sarà difficile progettare a tempi stretti un viaggio all'estero che preveda contatti con i Servas stranieri.

E allora, i miei soci pugliesi e lucani, quando li contatterò, avranno una bassa motivazione all'adeguamento del SOL. Ma se si deve fare si farà.

Mentre leggevo la tua mail pensavo che avrei organizzato un collegamento zoom con tutti i miei soci e, in tempo reale chiesto loro di adeguare la loro posizione, facendolo tutti insieme sotto guida sarebbe stato incoraggiane. Forse non avrei raggiunto tutti ma almeno una buona parte. Però, come giustamente ha scritto Pietro, il deficit da scarsa attitudine verso le tecnologie è frequente nei soci, quindi, purtroppo, ,sebbene la mia guida sarebbe incoraggiante forse è proprio inefficace l'idea di partenza. Intendo dire che chiedere di collegarsi tutti insieme a zoom e di operare sulle due piattaforme contemporaneamente (zoom e SOL) forse è una contraddizione in termini per chi è refrattario alla tecnologia.

Non vedo molte vie d'uscita se non quella di fare noi per loro, anche se proferirei non arrivare a questa soluzione estrema. In parte perchè non mi vorrei accollare un tale onere, ma, soprattutto perchè penso che ognuno debba imparare ad operare nei campi di loro interesse. E vale per tutto, non solo per il nostro sito.

Come dice Pietro se il CE si esprimerà sarà più facile procedere.

Propongo un collegamento via web tutti insieme noi coordinatori per scambiare opinioni, per vederci (seppur virtualmente). Saltato l'appuntamento di Gorizia argomenti da trattare ne abbiamo, il confronto non mi sembrerebbe inutile.

Buona giornata a tutti

Angiola

A


aro Pietro,

ho parlato con Ermanno che è il nostro web master, e a breve ti risponderà in maniera più tecnica e dettagliata di me.

Nell'attesa della prossima riunione del CE intanto ti rispondo sinteticamente a titolo personale:

- Il sito italiano è stato concepito prima che si ponesse l'opzione di un data base unico sul sito internazionale, e quando si è posta abbiamo deciso che restasse il nostro sito master, dove gestiamo la contabilità e le informazioni nazionali.

- al momento della confluenza dal sito italiano a quello internazionale si è deciso di limitare al massimo il numero dei dati trasferiti, anche alla luce delle resistenze di molti in termini di privacy, dando la possibilità ad ogni socio di graduare il numero di informazioni che voleva pubblicare sul SOL.

- quindi i soci devono caricare i loro dati un'unica volta, non devono aggiornare continuamente due siti, al cui allineamento pensano Ermanno e l'informatico che ha la manutenzione del sito.

Spero di averti fornito qualche chiarimento utile, tanto per cominciare

un caro saluto

Antonia

EG


A seguito di una telefonata con Antonia Cocozza e un'altra con Antonio Calvagno dove ho esposto la "storia" che ci ha portato alla situazione attuale, su loro richiesta sono ad esporla a voi tutti. In parte Antonia ha già esposto alcuni punti, io cercherò di ampliarli.

Il sito italiano è stato fortemente voluto da tutti e da diversi anni.

Il CE precedente quello che mi ha visto come segretario (cioè quello dal 2012 al 2015) aveva completato un elenco di prestazioni che il sito avrebbe dovuto assolvere ed aveva iniziato la ricerca delle ditte a cui richiedere i preventivi senza concretizzare nulla. Una volta subentrati a quel CE, abbiamo continuato correggendo alcuni obiettivi, arrivando a dare l'incarico ottenendo il sito completo e funzionante (al 90%) entro il 2018. A livello internazionale, nonostante le chiacchiere, solo alla fine del 2017 si è iniziato ad avere una bozza del sito SOL nel quale l'Italia non era mai stata coinvolta a livello di decisioni strutturali ma solamente dal punto di vista finanziario (ricordo che il sito SOL è stato ed è molto impegnativo economicamente). A quel punto il CE si è effettivamente posto la domanda se valeva la pena bloccare lo sviluppo del nostro sito (che però era già pronto nella sua versione Beta e lo stavamo testando) e la decisione è stata per completare il lavoro ed avere il nostro sito come sito principale (o come si suol dire, come "master").

Le motivazioni sono molte ma due principalmente:

  1. abbiamo pensato che avere le chiavi di casa fosse fondamentale
  2. in quell'anno entrava in vigore il GDPR Europeo sulla privacy

Il punto 1 è spiegabile con il fatto che il nostro sito assolve più funzioni. E' una dbase di soci, è un contenitore di notizie, raccoglie la contabilità. Il SOL, in particolare in quel momento, non faceva la contabilità e, tutt'oggi, non contiene le notizie di interesse delle singole nazioni.

Se avessimo a quel punto deciso per il trasferimento in SOL, avremo perciò avuto SOLO il dbase dei nostri soci tra l'altro su una piattaforma di cui non ne conosciamo i meccanismi e ne saremo stati solamente dei passivi fruitori. Avremo comunque dovuto creare un nostro sito per le notizie italiane e la contabilità (all'epoca non esisteva in SOL) avremmo dovuto tenerla in altra modalità.

Ricordo a tutti, che prima dell'attuale sito, avevamo due piattaforme, una per la contabilità e soci, l'altra per le notizie. Questa dualità aveva creato infiniti disguidi e nottate svegli per l'allineamento dei dati da un sito all'altro (chi non si ricorda questo chieda ad Alberini).

Ripetere l'esperienza sarebbe stata pura follia!

Sempre in relazione al punto 1, c'è da dire che il SOL è una piattaforma creata da altri e gestita da altri su cui noi possiamo operare solo parzialmente (aggiungere/cancellare soci, fare modifiche alle schede esistenti, attivare/disattivare soci) non possiamo fare libere interrogazioni, non possiamo estrarre dati a nostro piacimento, possiamo fare solo quello che altri hanno deciso sia possibile. Non siamo nemmeno in grado di cancellare in maniera definitiva un ex socio...!!! E tutto questo perchè chi ha concepito SOL non lo ha ritenuto importante.

Il punto 2 è un punto molto delicato e riguarda la responsabilità di chi fornisce i dati. Il responsabile dei dati contenuti nel dbase italiano è il presidente pro tempore della nostra associazione. I dati nel nostro dbase rispettano tutti i parametri del GDPR e il loro trattamento è conforme a quanto descritto nell'informativa che il socio sottoscrive al momento dell'iscrizione a Servas Porte Aperte (Servas Italia).

Il SOL è di proprietà di Servas International che ha sede in Svizzera e la Svizzera non appartiene alla Comunità Europea. Il responsabile del trattamento dei dati in SOL è il presidente di Servas International che deve garantire che i dati contenuti nel dbase di SOL vengano trattati nel rispetto delle normativa privacy di ogni stato aderente (sia europeo che non europeo).

L'allora CE ha più volte richiesto garanzie all'EXCO (Comitato Esecutivo di Servas International) in relazione al rispetto del GDPR senza avere mai ricevuto garanzie definitive ma solo rassicurazioni generiche. Abbiamo lavorato con il responsabile per la privacy di EXCO, Andreas Becker (oggi dimessosi), e gli abbiamo fornito il lavoro che avevamo fatto assieme all'avvocato, cui abbiamo chiesto consulenza per l'informativa relativa ai nostri dati, al fine di stilare un'informativa adeguata per Servas International. Dei risultati di tale lavoro non ne sono a conoscenza non essendo più io nel CE e dubito che ce ne siano.

A seguito di quanto appena esposto per il punto 2, l'allora CE decise che fosse il socio ad assumersi la responsabilità di quali dati inserire in SOL e fu deciso che il trasferimento fosse minimale (nome, cognome, username, host/day host/traveller, numero di telefono e indirizzo mail) lasciando al socio la decisione di implementare la parte rimanente (si tenga presente che le richieste in SOL sono diverse di quanto richiesto nel profilo del sito italiano). I dati che vengono trasferiti sono sufficienti al contatto da parte di un socio straniero ma non sono chiaramente completi.

Fatta questa precisazione "storica" vorrei venire all'atto pratico.

I soci che decidono di iscriversi a Servas non possono essere soci passivi e questo ci terrei precisarlo in maniera forte e decisa.

Non si può pensare che spendo 5 o 15 euro all'anno e poi tutto piove dal cielo.

Non c'è nulla di dovuto e di questo i coordinatori devono rendere edotti i propri soci. In passato, quando l'accesso ad internet era limitato ad un ristretto numero di "eletti", le modifiche o aggiornamenti venivano fatti dal coordinatore e il socio telefonava per comunicarlo. Poi, lentamente, il socio non si preoccupapa nemmeno più di comunicare le proprie variazioni e lasciava per anni dati inutili nella propria scheda. Nel rimettere a posto questa situazione (nascita del nuovo sito) io personalmente mi sono preoccupato di parlare ai coordinatori per far passare il messaggio che il "nuovo socio" è l'artefice principale del proprio profilo. Entra nella propria scheda e aggiunge/modifica i dati a piacimento (solo alcuni dati non sono modificabili) e questo è l'obiettivo che il precedente CE si era posto in collaborazione con i coordinatori. Era ed è chiaro, che questo non avviene in un tempo breve proprio per la tipologia dei nostri soci ma con costanza e una continua sollecitazione da parte degli organi preposti e con un cambio generazionale e tecnologico l'obiettivo potrà essere raggiunto in tempi accettabili.

La comunicazione di Antonio Calvagno (coordinatore dei coordinatori) personalmente la leggo in tale direzione. Immagino che la sollecitazione sia giunta da Servas International per vari dubbi evidenziati dai soci di altri stati, ma indipendentemente da dove arrivi lo stimolo sappiamo che la battaglia continua per cui, cari coordinatori, senza farvi assillo ma invitandovi a considerarlo come vostra priorità, continuate in questa opera necessaria e innovativa. Con il nuovo sito abbiamo tolto tutta una serie di impegni ai coordinatori lasciando loro la "cura" dei propri soci e delle attività della loro regione (cosa questa più in linea con lo spirito della nostra associazione in luogo della parte economico-contabile precedente) ed è su questo che, con gentilezza, siete invitati ad impegnarvi. Per favore, ponetevelo come traguardo. Far crescere i vostri soci, traghettarli verso un mondo che è cambiato e continua (che ci piaccia o meno) a cambiare.

SOL nasce per dare ai soci la libertà di contattarsi senza la necessità del coordinatore e delle liste. E' costruito su un indirizzo e-mail per cui obbliga tutti i soci ad accettare questo (internet) ma è in questa direzione che il mondo sta evolvendo e all'estero più che in Italia. Dobbiamo rendercene conto e Servas sta cercando di adeguarsi per non morire. Molti sono i giovani che amano i nostri ideali ma odiano la nostra lentezza...bene, SOL e il nuovo sito cercano di eliminare questa lentezza mantenendo, almeno il sito italiano, gli ideali di Servas!

La prima cosa che il presidente di Servas International ha detto nell'incontro avuto a Bergamo con il nostro CE è stato che le iscrizioni a Servas erano calate del 30% preoccupato SOLO delle mancate entrate. Quando io ho presentato il piano di finanziamento di SI che esulava dai bollini che ogni stato utilizza, il tesoriere, e poi il presidente, si sono illuminati purtroppo non per l'idea che io proponevo e cioè: appartengo perciò contribuisco ma perchè vedevano risolti i loro problemi finanziari. Peccato, però questo ci porta comunque a scollarci da un bollino a consumo e ci dona la libertà di viaggiare e incontrarci senza gabelle (non stacco il biglietto dell'autobus perchè uso l'autobus). Sono piccole conquiste che ci portano verso una nuova Servas che io considero più aderente all'idea aggiornata di Bob Luitweiler.

Chiedo scusa di questa divagazione ma il cuore ha avuto il sopravvento sulle mani.

Tornando all'atto pratico:

  1. in Italia sono 4 le persone accreditate alle modifiche in SOL: Antonia Cocozza, Roberto Alberini, Franco Corsi ed Ermanno Gaiga (io)
  2. SOL: ogni socio può intervenire nella propria scheda con le proprie credenziali (solo il socio conosce la propria password e solo lui la può cambiare o richiedere in caso di dimenticanza)
  3. Sito italiano: gli interventi sulle schede soci sono modulati in funzione del proprio "grado" all'interno dell'organizzazione. I LH possono intervenire solo per le provincie cui sono abilitati, i coordinatori solo per le regioni a cui sono abilitati, il CE può intervenire su tutto il territorio nazionale
  4. premesso che stiamo cercando di omogeneizzare le password (così si potrà usare la stessa pw per il sito italiano e SOL) al momento un socio ha lo stesso username per i due siti ma due pw diverse (basta segnarsele!)
  5. l'intervento sulla propria scheda è limitato ad un intervento e ad eventuali aggiornamenti sde cambiano le condizioni. Per oltre il 90% dei nostri soci significa una volta sola!
  6. il "senso" di aggiornare i propri profili sta solamente nel fatto che così mi possono trovare. Mi preoccupo di comunicare agli amici il cambio del mio numero di telefono e non devo preoccupermi se nella mia scheda non c'è il mio indirizzo? Spesso e volentieri cambiamo il nostro avatar in whatsapp e non vado ad aggiornare il mio cambio di indirizzo mail nella mia scheda? Servono altri esempi???
  7. in risposta ad Angiola devo dire che (purtroppo o per fortuna) i coordinatori non sono abilitati alle modifiche in SOL (se il CE lo deciderà la cosa potrà essere fatta ma chiedo una profonda riflessione prima di decidere in tal verso in quanto serve una adeguata conoscenza dei sistemi informatici per non creare problemi. Quando un coordinatore fa un pasticcio sul sito italiano lo sistemo io ed intervengo con 1429 soci, sul sito internazionale con qualche decina di migliaia di soci va fatta richiesta ai 4-5 gestori che devono capire e poi intervenire...) per cui Angiola il vostro lavoro potrebbe essere quello di affiancare il socio spiegando come voi fate con la vostra scheda. D'altro canto le cose da aggiungere sono estremamente chiare (esiste anche un menù in italiano anche se un a volte tradotto molto male)

Mi accorgo di aver fatto un'omelia pasquale e me scuso ma almeno spero di essere stato chiaro ed esaustivo. Se così non fosse scrivetemi che proverò a rispondere in maniera sintetica (spero) e chiara.

Un abbraccio

Ermanno

Grazie Ermanno per il contributo chiaro e dettagliato.

Vorrei solo aggiungere, per i coordinatori, che dopo avere fatto tutti i possibili tentativi (come d'altra parte abbiamo fatto in passato con la privacy) per sensibilizzare i soci a prendere coscienza del proprio profilo sul SOL, potete mandarmi la lista degli irriducibili e cerco di risolvere io il problema in remoto.

Sperando che non siano troppi!

un caro saluto

antonia

Grazie davvero Ermanno per il super riassunto delle puntate precedenti, molto valido anche per chi non ne era al corrente, magari nuovi coordinatori.

Quindi, la risposta alla mia domanda è: "per i profili italiani, almeno per i prossimi 10 anni, ci basiamo sul sito italiano".

Benissimo.

Ritorno all'altra questione, come "invogliamo" o "stimoliamo" i soci ad operarsi ad aggiornare e soprattutto a tenere aggiornato il SOL?

affidandosi alla loro buona volontà, memoria, pazienza e dedizione dei coordinatori e LH? o proviamo ad inserire qualche "facilitatore"?

Il punto, amio avviso, e lo ricordo, non è solo inserire i dati sul SOL, ma anche tenerli aggiornati.

Butto là una piccola porposta informatica: inserire uno o più ALERT sul sito italiano che ti ricordano di andare a modificare i dati sul SOL (almeno quelli essenziali) ogni qual volta vengano modificati. Credo che questo sia di facile implementazione e potrebbe evitare che la fatica fatta per fare il primo aggiornamento svanisca nel tempo. Non costituirebbe nè una sincornizzazione con il SOL, nè un blocco nel caso non venga poi aggiornato il SOL, ma un aiuto lo può dare, anche solo per evitare le dimenticanze (e non sarebbe poco).

Questo ALERT credo possa essere utile, a me per primo, che ovviamente sono il primo a utilizzare pochissimo il SOL ad uso personale in quanto di recente non ho avuto modo di viaggiare all'estero con Servas.

Poi, suggerirei di "promuovere" maggiormente il SOL e il sito di Servas international, anche nei notiziari comunicazioni, sul sito italiano, ecc. Più se ne parla positivamente e delle opportunità che offre, più i soci ce lo avranno presente e più andremo tutti nella stessa direzione.

Esempio "limite" fin troppo banalizzato: se io coordinatore o LH che chiamo un socio e lo sollecito a completare il profilo SOL, così, "nel nulla", potrei essere percepito come il "burocrate" che rompe le scatole (già si è fatto fatica con la privacy che era un obbligo di legge....)

Se invece si legge e si sente parlare del SOL come una cosa fighissima a cui tutti viene chiesto un contributo essenziale per creare la comunità internazionale Servas, ecc ecc, e sarà tutto bellissimo! così quando arriva il sollecito del LH di turno, lo si riconosce coerente con la linea dell'associazione sia italiana che internazionale (che sta appunto creando la comunità internazionale). Insomma, vendiamocela bene! Questo servirebbe in ogni caso a dare ancora di più, forse, il senso di comunità internazionale (più i soci saranno consapevoli, più ne parleranno in giro, più funzionarà il passaparola, più l'associazione cresceraà e sarà viva)

Naturalemente tutti noi faremo tutta la pubblicità possibile al SOL ma è chiaro che non possiamo essere tutti nè bravi a farlo nè disponibili allo stesso modo.

Aggiungo un'ultima osservazione/suggerimento, ovviamente sempre personale.

SPUNTA SOL

fatto salvo che l'opzione in fase di iscrizione, di aderire al SOL deve rimanere opzionale per i motivi di privacy (e ciò deve essere noto al socio che sceglie), messa così come è ora, mi pare un' opzione "neutra" e mi passa il messaggio che in fondo non cambia un gran che se la si sceglie, che è una cosa che dipende solo dal mio interesse o meno.

Non è così! il messaggio che io personalmente cerco di passare a voce, ma forse sarebbe meglio magari anche scrivere vicino alla spunta (non ricordo esattamente cosa cè scritto), o magari anche altrove: "opzione molto raccomandata" per costruire insieme la comiunità internzionale Servas!

Spero di aver trasmesso almeno i concetti, in quanto credo che rispetto al sottoscritto ci siano migliori comunicatori in giro.

Detto questo è evidente che noi coordinatori e LH ovviamente ci daremo da fare affinchè vengano completati i profili SOL.